Как написать деловое письмо на английском?

Мы расскажем Вам как написать деловое письмо на английском быстро и правильно. В нашей статье Вы узнаете о том, что официальный стиль речи в бизнесе еще никто не отменял!  Пользуйтесь приёмами написания обращений на английском и делитесь с коллегами.

Содержание статьи:

Традиционно, деловое  письмо на английском представляет собой структуру, состоящую из блоков. Все они последовательны и логичны. Следует избегать жаргонных выражений, сокращений и слов, которые носят эмоциональный окрас. Так, присутствует связь между блоками и открытая пунктуация.

Структура делового письма на английском

В английском языке, есть несколько правил, которых рекомендуется придерживаться при написании деловых писем. Самая распространённая структура выглядит примерно так:

    • Адрес отправителя (sender’s address).
    • Дата (date).
    • Адрес получателя (address of recipient).
    • Приветствие и ссылка (по желанию) (salutation).
    • Основной текст или тело текста (body of the letter).
    • Заключительная часть или выводы из вышесказанного (closing or conclusion).
    • Прощальная заключительная фраза, в вежливой, деловой форме (complimentary close).
    • Подпись отправителя, его должность, контактные данные (signature).
    • Приложения, при наличии (enclosures).

Разумеется, что модификаций бизнес-писем огромное количество. Мы предлагаем Вам традиционный способ построения делового письма на английском. Проверенная в деловой сфере структура, точно Вас не подведет!

Топ правил делового письма на английском

    • Создайте положительное впечатление о себе с помощью приветствия. Важно правильно написать имя и все регалии получателя, поэтому перепроверьте этот момент. Это не будет лишним.
    • Английский в бизнесе всегда формальный, структурированный. Будьте толерантны и вежливы.
    • Не пишите слишком длинных фраз и не переусердствуйте с эпитетами. Четко излагайте суть Вашего вопроса. Даже если Вы пишите деловое письмо-жалобу на недоброкачественное обслуживание или приобретенный товар, соблюдайте этикет.
    • Средние абзацы делового письма отображают Ваше отношение к проблеме, а также здесь Вы можете показать насколько изучили или ознакомились с вопросом и порядком дел.
    • Заключительная часть делового обращения предполагает, чтобы Вы понятно и доходчиво изложили свои собственные видения на решение проблемы. Вы можете предложить тому, кому Вы адресуете это письмо конкретные действия. И как следствие, ожидать от него ответа с его собственным видением на разрешение ситуации. Не бойтесь указать, что Вы хотели бы от человека активных действий: предпринять меры, возвратить деньги, предоставить информацию, предотвратить упущение выгоды и так далее.
    • Используйте модальные глаголы, если пишете официальное письмо-запрос. Не совсем корректно, если вы напишите: «I want to…». Намного правильнее использовать: «I would like to…». Замените выражение: «Can you…» на модальную версию: «Could you…».
    • В деловых письмах-жалобах постарайтесь узнать причину проблемы. Если Вы сообщаете о негативных нюансах, используйте: «I am afraid that…» или «I regret to inform you».
    • Для электронных деловых писем характерными являются прямые ссылки или вложения. Так, Вы посвятите человека в суть наиболее глубоко и полноценно.

Полезные заготовки для письма на английском

Форма приветствия в деловом письме на английском должна выглядеть примерно так:

«Dear Mr./Ms.…», «Dear John Watson…», «Dear sale manager…»

Стандартные выражения и слова:

«I am writing to inform you that… «

«In reply to your request…»

Фразы для окончания делового письма

Хорошим завершением письма в официальном английском будет фраза, располагающая к себе. Это может быть и заключение, которое взывает доверие и интерес к вашей компании. Пожелание хорошего рабочего дня или признание профессионализма, является ничем иным, как проявлением уважения к деятельности и труду собеседника. Вы можете использовать все эти приёмы, но не переусердствовать с комплиментами, так как можете только вызвать раздражение.

«Please feel free to contact us in case you have any questions. »

«I would appreciate your attention to this matter. »

«I look forward to hearing from you. »

«With respect…»

«Sincerely»

«Yours sincerely»

«As per our phone conversation…»

«Thank you for your letter of 4 December…»

«Could you please inform me? »

«You will be pleased to know that…»

«I am writing to complain about…»

«So what are you going to do about it? »

«I propose that we offer you some sort of compensation. »

«I do apologize for our part in this».

Деловой английский и разговорный: в чем отличия?

Деловой английский и соответственно деловые письма, отличительны тем, что, скорее всего Вы общаетесь с мало знакомым Вам человеком. Поэтому, Вы не можете позволить себе фривольностей в данном случае. Если Вы уже давно ведете деловую переписку с коллегой по работе, то пара приятных и теплых фраз в конце, наверняка подбодрит собеседника.

Уверенное общение на деловом английском, может дать Вам существенное преимущество в плане конкуренции. Международные компании и бизнес-центры, обычно, принимают на работу сотрудников, владеющий английским на уровне не ниже Pre-Intermediate. Этого уровня вполне достаточно для бизнес-отношений и партнёрских переговоров. В таких случаях, часто используют идиомы, которых в изобилии в английской лексике.

Что касается деловой переписки, то формат и, возможно, некоторые выражения будут отличаться в деловом английском США и Великобритании. Тем не менее, следует запастись словарным запасом для деловых переговоров, именно той сферы бизнеса и услуг, в которой Вы работаете или планируете. Писать деловые письма надо уметь и подчеркивать детали ненавязчивым способом.

Сдать необходимый тест и получить международный сертификат для бизнеса за рубежом, Вы можете именно в нашем экзаменационном центре. Здесь Вам помогут отточить мастерство не только деловой переписки, но и подберут специально под Вас и Ваши пожелания курс подготовки.

В разговорном английском всё намного проще. Первое, что бросается в глаза, это наличие фонетических сокращений. Например, вместо слова «because» часто встречается «’coz»; «want to» с успехом превращается в «wanna»; «going to» в «gonna». Не спешите щеголять сокращенным словцом на право и на лево, сперва убедитесь в том, уместно ли это в случае с Вашим собеседником. Но если это Ваш друг или хороший приятель – вперед!

Часто нарушается порядок слов в предложении. Разумеется, собеседник делает это умышленно, а не от того, что он неграмотный. Здесь на первый план выходят эмоциональный окрас и наличие специфической интонации. Разумеется, об основной идее, вы догадаетесь из контекста и ситуации.

Разговорный язык, конечно же, отличителен и произношением. В этом случае, мы опять упоминаем о разнице Британского и Американского «пронансиэйшена». 

Американский спикер часто глотает слова, подразумевая, что Вы и так поймете, что он хочет сказать. Поэтому, дабы достичь мастерства в плане слухового восприятия различных диалектов и говоров на английском. Слушайте больше аудио-подкастов. Также, Вы можете прослушивать и песни на английском, «гуглить» перевод, запавшего Вам в душу трека.

Распространенные ошибки в бизнес английском​

Самые типичные оплошности в написании деловых писем на английском языке заключаются в следующих моментах:

    • Не использование действительного залога и личных местоимений.
    • Игнорирование отступов. Всегда оставляйте хотя бы двойной отступ между последним высказыванием и концовкой (заключительной частью письма)
    • Легкомысленное отношение к повторной проверке всего письма целиком. Проверьте его хотя бы 2 раза. Если английский не Ваш родной язык – то это пожелание будет самым главным для Вас.
    • Не лейте в воду в основном тексте делового письма. Оно от того и деловое, что подразумевает четкое изложение сути вопроса. Сохраните время Вашему коллеге по переписке и будете вознаграждены оперативным ответом.
    • Не будьте абсолютно равнодушны и беспристрастны к проблеме, которые Вы описываете. Так, Вы можете сразу предложить  свои варианты решения. Такими образом, Вы помогаете не только адресату, но и самому себе, ведь Ваше требование может быть удовлетворено именно в том формате, который предложили Вы!

Деловое письмо на английском: пример

«Dear Rebecca,

That is my pleasure.

Thank you very much for the confirmation.

I have had a quick look at the diaries and travel schedules of our Chief Executives here and I am afraid it is not going to be possible to set up a teleconference until the beginning of next year. There would be no problem with having numerous members of you company joining as we can provide dial in details or set up a videoconference. Could you give me an idea of when you and colleagues might be available in January and February?

In the meantime, can I suggest you download our Annual Review for 2019 as this provides an introduction to the areas of expertise of our main offices located in several cities of Ukraine. That can be accessed at our official website.

I have also attached two separate brochures on our international offer in regards to examinations and training. If you are interested in Continuous Professional Development let me know and I can send further information on that as well.

Once you have had a chance to look at those documents, just let us know if you have any questions.

Many Thanks & Best Wishes,

Vera»

Начинайте практиковаться уже сейчас! Пробуйте деловое обращение на своих друзьях: и им приятно и Вам полезно.

Читайте больше о грамотной письменной речи в статье: «Эссе по английскому языку: топ советов и ключевых фраз».

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on telegram
Telegram